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Welche Herausforderungen stellen sich für Ihr Unternehmen?
Ab dem 1. September 2022
Unternehmen, die mindestens 50 Arbeitnehmer beschäftigen, sind gesetzlich dazu verpflichtet interne Hinweisgeberverfahren einrichten, um Meldungen von folgenden Personen entgegennehmen zu können:
- Belegschaft des Unternehmens, d.h. sämtliche Arbeitnehmer, ehemalige Arbeitnehmer sowie Bewerber um eine Anstellung bei dem Unternehmen und seinen Vertragspartnern;
- Aktionäre, Anteilseigener sowie stimmberechtigte Mitglieder der Gesellschafterversammlung des Unternehmens und seiner Vertragspartner;
- Personen, die dem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan des Unternehmens und seiner Vertragspartner angehören;
- externe Mitarbeiter sowie Gelegenheitsmitarbeiter.
Die Verhinderung einer Meldung kann mit einem Jahr Freiheitsstrafe und einer Geldstrafe von 15.000 € geahndet werden.
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Die Entgegennahme von Meldungen dient dazu Hinweisgebern einen besseren Schutz zu gewähren.
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Das Unternehmen hat dabei auch darauf zu achten, die von der Meldung betroffenen Arbeitnehmer zu schützen sowie missbräuchliche Meldungen zu vermeiden.
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Ferner obliegt es dem Unternehmen den sozialen Frieden sowie seinen Ruf zu wahren.
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Das Hinweisgebersystem hat die strikte Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, der von der Meldung betroffene Personen sowie die im Rahmen der Meldung gesammelten und verarbeiteten Informationen zu gewährleisten.
Die Offenlegung dieser vertraulichen Informationen wird mit einer Freiheitsstrafe von zwei Jahren und einer Geldstrafe von 30.000 € geahndet.
Welches System sollten Sie in Betracht ziehen?
Es stehen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung: telefonische Entgegenahme von Meldungen, externe oder interne digitale Online-Plattformen, Ombudspersonen, E-Mail-Adressen, ….
In einem ersten Schritt sollten Sie die Verfahrensregeln des Hinweisgebersystems unter Berücksichtigung der Kultur, Größe und der Besonderheiten Ihres Unternehmens festlegen und sicherstellen, dass das gewählte Hinweisgebersystem den gesetzlichen Anforderungen genügt.
Die wesentlichen Schritte bei der Einführung eines Hinweisgebersystems
- Benennung eines Referenten, der für die Entgegennahme von Meldungen zuständig ist; stellen Sie dabei sicher, ihm die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Befugnisse zu gewähren und schulen Sie ihn für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen.
- Bestimmung der für die Bearbeitung von Meldungen zuständigen Personen sowie deren diesbezüglicher Schulung.
- Verfassung einer Hinweisgeberrichtlinie, die den Ablauf des Hinweisgeberverfahren beschreibt.
- Organisation einer Anhörung des Betriebsrats betreffend der Hinweisgeberrichtlinie und Vornahme einer Änderung der Betriebsordnung.
- Information der Arbeitnehmer und Geschäftspartner des Unternehmens über die Existenz sowie die Funktionsweisen des internen Hinweisgebersystems.
Unsere Empfehlung
Die Einführung eines Hinweisgebersystems erfordert technische und juristische Entscheidungen Überlegungen sowie eine ausgezeichnete Kommunikation innerhalb des Unternehmens, um einerseits Meldungen zu ermöglichen und andererseits die Arbeitnehmer für eine verantwortungsvolle Nutzung des Hinweisgebersystems zu sensibilisieren, um unbegründete oder missbräuchliche Meldungen zu vermeiden.
Wir empfehlen darüber hinaus, folgende Maßnahmen zu ergreifen:
- Sensibilisierung aller Arbeitnehmer hinsichtlich der ordnungsgemäßen Nutzung des Hinweisgebersystems;
- Schulungen der Abteilungen und Personen, die für die Entgegenahmen und die Bearbeitung von Meldungen zuständig sind; dabei sollte insbesondere ein Augenmerk auf die Vertraulichkeit der Meldung und aller mitgeteilten Informationen gelegt werden;
- Einrichtung eines Kontroll- und Überwachungssystems betreffend des Hinweisgebersystems.
All diese Schritte erfordern eine ausgezeichnete Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens (mehr dazu).
Unsere Angebote
Sie verfügen bereits über ein eingerichtetes Hinweisgebersystem?
GGV bietet Ihnen an, Sie bei der Aktualisierung Ihres Hinweisgeberverfahrens zu unterstützen, um es in Einklang mit den neuen gesetzlichen Verpflichtungen, die sich aus der Umsetzung der Richtlinie über den Schutz von Hinweisgebern in französisches Recht ergeben, zu bringen.
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Interne oder externe Verwaltung des Hinweisgebersystems?
Das Hinweisgebersystem kann intern oder extern verwaltet werden. Beide Lösungen haben Vorteile. Wird das System intern verwaltet, können Kosten reduziert werden. Allerdings liegt es in einem solchen Fall in der alleinigen Verantwortung des Unternehmens, die Sicherheit des Systems und insbesondere die IT-Sicherheit zu gewährleisten. Diesbezüglich können sich die Unternehmen an dem Leitfaden der französischen Datenschutzbehörde
Mittwoch, 4. Mai 2022 in Neuigkeiten -
Wie sind die in Meldungen erhaltenen personenbezogenen Daten zu sichern?
Jedes Hinweisgebersystem bringt die Sammlung und Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich. Deshalb muss das Unternehmen, welches ein Hinweisgebersystem einrichtet, geeignete Maßnahmen vorsehen, um diese Daten zu sichern und um den Zugang zu diesen Daten durch unbefugte Personen bzw. zweckwidrige Nutzungen zu verhindern. Das Unternehmen muss somit auf Folgendes achten: Das System darf ausschließlich der Entgegennahme
Mittwoch, 4. Mai 2022 in Neuigkeiten
Nehmen Sie gerne Kontakt mit unserer Kanzlei auf und lassen Sie uns über das Thema Hinweisgebersystem sprechen.