Die Entgegennahme der Meldungen

Aktualisiert am 12. Januar 2024

Die Durchführungsverordnung zum Gesetz vom 03. Oktober 2022 sieht vor, dass der interne Meldekanal der hinweisgebenden Person die Möglichkeit geben muss, ihre Meldung mündlich oder in Textform abzugeben.

Wenn die Abgabe einer Meldung mündlich möglich ist, muss das Verfahren angeben, dass dies per Telefon oder über jede andere Art der Sprachübermittlung und auf Antrag der hinweisgebenden Person und nach ihrer Wahl bei einer Videokonferenz oder einer persönlichen Zusammenkunft, die spätestens 20 Werktage nach Eingang des Antrags organisiert wird, erfolgen kann.

Jede mündlich abgegebene Meldung muss auf eine der folgenden Arten dokumentiert werden:

• Entgegennahme bei telefonischen Meldungen mittels einer registrierten Tonleitung oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung, mit Einwilligung der hinweisgebenden Person: dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige Niederschrift;
• Entgegennahme bei telefonischen Meldungen mittels einer nicht registrierten Telefonleitung oder einer anderen Art der registrierten Sprachübermittlung: genaue Protokollierung des Gesprächs;
• Entgegennahme bei einer Videokonferenz oder einer persönlichen Zusammenkunft: mit Einwilligung der hinweisgebenden Person: entweder dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder genaue Protokollierung des Gesprächs.

Die hinweisgebende Person hat die Möglichkeit, die Abschrift des Gesprächs oder das Protokoll zu überprüfen, zu berichtigen und durch ihre Unterschrift zu bestätigen. Die Aufzeichnungen, Transkripte und Protokolle dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für die Bearbeitung der Meldung und den Schutz der hinweisgebenden Person, der Personen, auf die sie sich beziehen, und der Dritten, die sie erwähnen, unbedingt erforderlich und verhältnismäßig ist.

Außerdem muss der Kanal für die Entgegennahme von Meldungen es der hinweisgebenden Person ermöglichen, alle Elemente zu übermitteln, die die Meldung stützen, sowie alle Elemente, die den Status der hinweisgebenden Person begründen.