Qui est impliqué dans la préparation de la procédure ?

La loi Sapin II et l’AU-004 (autorisation unique) de la CNIL prévoient un encadrement très précis de la ligne d’alerte et aident à la rédaction de la procédure de lanceur d’alerte.

Il s’agit aussi de mettre en œuvre une procédure adaptée à la culture de l’entreprise ou au groupe d’entreprises afin d’assurer son bon fonctionnement.

L’organisme pourra suivre sans doute les recommandations et questions suivantes pour préparer et personnaliser au mieux sa procédure :

• constituer une équipe projet en charge de la mise en œuvre de la procédure ; Impliquer des personnes de différents services dans l’équipe projet : des membres du service ressources humaines, de la direction financière, de la direction des systèmes informatiques, de la communication…
• faire une ligne d’alerte propre à chacune des sociétés du groupe ou à plusieurs organismes d’un même groupe?
• faire une ligne d’alerte spécifique à la France ou globale ?
• proposer plusieurs canaux pour permettre au lanceur d’alerte de remonter les informations : supérieur hiérarchique, téléphone, email, plateforme dédiée… ?
• gérer les alertes en interne ou en externe ?
• s’assurer de la sécurité des systèmes choisis afin de préserver la confidentialité et éventuellement l’anonymat de certains lanceurs d’alerte
• déterminer les personnes en charge du traitement des alertes et des enquêtes qui s’en suivent en fonction des thèmes concernés (corruption, concurrence, RH…)
• prévoir une procédure de gestion de crise
• prévoir la communication auprès des Instances représentatives du personnel et du personnel lui-même
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